Ein digitaler Prozess funktioniert, wenn klar ist, wer ein Dokument sendet, prüft und speichert und welche Version endgültig ist.
Ein Ordner voller PDF-Dateien kann ebenso unübersichtlich sein wie eine Papierkiste. Ein sinnvoller Ablauf definiert Entstehung oder Eingang, Kontrolle, Freigabe, Buchung, Suche und Aufbewahrung. Vor der Auswahl eines Werkzeugs prüfen wir, wie Unterlagen heute eintreffen, wer sie genehmigt, wo Verzögerungen entstehen und welche Angaben die Buchhaltung regelmäßig nachfordern muss.
Der erste Schritt ist meist, die Zahl der Übergabewege zu reduzieren. Anstelle privater Nachrichten, mehrerer E-Mail-Adressen und unbenannter Fotos werden ein vereinbarter Kanal und eine Ordnerstruktur genutzt. Ein Dateiname kann Datum, Partner, Dokumentenart und Nummer enthalten, jedoch keine unnötigen Personendaten. Zustände wie zur Freigabe, freigegeben und gebucht müssen eindeutig definiert sein.
Umsatzsteuerpflichtige übermitteln Einkaufs- und Verkaufsaufzeichnungen elektronisch über das vorgeschriebene eKUF- und eKIF-Verfahren. Rechnungsdaten müssen richtig übertragen und mit dem Ursprungsbeleg verbunden sein. Texterkennung kann die Erfassung beschleunigen, ersetzt aber nicht die Prüfung von Lieferant, Datum, Geschäftsart, Betrag und Steuerbehandlung. Von der Aufzeichnung muss der Weg zum Beleg zurückführen.
Nutzer erhalten nur die für ihre Arbeit nötigen Rechte. Lohn-, Bank- und andere sensible Unterlagen dürfen nicht für alle sichtbar sein. Wir empfehlen einmalige starke Passwörter, Mehrfaktoranmeldung, soweit verfügbar, Änderungsprotokolle und regelmäßige Sicherungen. Eine Sicherung ist nur hilfreich, wenn die Wiederherstellung getestet wurde; deshalb gehört ein Wiederherstellungstest zum Prozess.
Eine digitale Kopie ersetzt nicht in jedem Fall automatisch das Original. Die Aufbewahrung hängt von Dokumentenart, Entstehungsweise und den für den Rechtsträger geltenden Regeln ab. Wir erstellen daher eine einfache Matrix: welches Dokument im Original bleibt, welches elektronisch entstehen und verbleiben kann, wie lange es aufbewahrt wird und wer verantwortlich ist.
Der neue Ablauf wird schrittweise eingeführt, zunächst für eine Dokumentenart oder ein Team. Fehler und Bearbeitungszeit werden gemessen, bevor die Ausweitung erfolgt. Während des Übergangs müssen Hauptsystem und endgültige Version feststehen. Mitarbeitende erhalten eine kurze Anleitung und ein richtiges Beispiel. Nach der ersten Nutzung werden unnötige Schritte vereinfacht.
Vor und nach der Einführung lassen sich Zeit vom Eingang bis zur Buchung, Zahl der Rückfragen und Suchdauer vergleichen. Verbessern sich diese Werte nicht, muss das Werkzeug oder die Regel angepasst werden. Digitalisierung soll Schritte reduzieren, Nachvollziehbarkeit verbessern und nicht dieselbe Unordnung nur auf einen Bildschirm verschieben.
Wir stimmen Umfang, Dokumentenaustausch und Berichtsrhythmus auf Ihren Bedarf ab.
Wir vereinbaren, was die Leistung umfasst und welche Fristen gelten.
Wir organisieren einen einfachen Weg für Übergabe und Austausch der Dokumente.
Sie erhalten klar und geschäftsrelevant aufbereitete Daten.
Wir sind für Fragen zur vereinbarten Leistung erreichbar.
Kontaktieren Sie uns. Wir erstellen einen Vorschlag, der zu Ihrem Unternehmen passt.