Digitalni proces je dobar tek kada se zna ko šalje dokument, ko ga provjerava, gdje se čuva i koja verzija je konačna.
Folder pun PDF dokumenata može biti jednako nepregledan kao kutija papira. Digitalizacija podrazumijeva definisan tok: od nastanka ili prijema dokumenta, preko kontrole i odobrenja, do knjiženja, pretrage i čuvanja. Prije izbora alata pregledamo kako dokumenti danas dolaze, ko ih odobrava, gdje nastaju kašnjenja i koje informacije računovodstvo najčešće mora naknadno tražiti.
Prvi korak je smanjiti broj mjesta na koja dokumentacija stiže. Umjesto kombinacije privatnih poruka, više e-mail adresa i fotografija bez opisa, uvodi se dogovoreni kanal i struktura mapa. Naziv fajla može sadržati datum, partnera, vrstu dokumenta i broj, bez nepotrebnih ličnih podataka. Statusi poput „za odobrenje“, „odobreno“ i „proknjiženo“ moraju imati jednoznačno značenje i odgovornu osobu.
Obveznici PDV-a elektronski dostavljaju knjigovodstvene evidencije nabavki i isporuka UIO kroz propisani postupak. Zato podaci sa fakture moraju biti pravilno preneseni i povezani sa izvornim dokumentom. Automatsko prepoznavanje teksta može ubrzati unos, ali ne zamjenjuje provjeru dobavljača, datuma, opisa prometa, iznosa i poreskog tretmana. Sistem treba da omogući povratak od stavke u evidenciji do dokumenta na kojem se zasniva.
Svaki korisnik treba da ima samo pristup koji mu je potreban. Osjetljivi dokumenti, naročito podaci zaposlenih i bankovni podaci, ne smiju biti dostupni svima. Preporučujemo jake jedinstvene lozinke, višefaktorsku prijavu gdje je dostupna, evidentiranje promjena i redovne sigurnosne kopije. Kopija nije korisna ako se nikada ne provjerava može li se vratiti, pa proces uključuje i periodičan test oporavka.
Digitalna kopija ne zamjenjuje automatski original u svakoj situaciji. Način čuvanja zavisi od vrste dokumenta, načina nastanka i propisa koji se primjenjuju na subjekt. Zato se uz digitalni tok priprema matrica: koji dokument se čuva u originalu, koji može nastati i ostati elektronski, koliko dugo se čuva i ko je odgovoran. Rezultat nije samo nova aplikacija, nego jednostavan postupak koji zaposleni mogu svakodnevno primjenjivati.
Digitalizacija se uvodi po fazama. Prvo se testira jedna vrsta dokumenta ili jedan tim, mjere se greške i vrijeme obrade, a zatim se pravilo proširuje. Tokom prelaznog perioda mora biti jasno koji je sistem glavni kako se dokument ne bi čuvao u dvije različite verzije. Zaposleni dobijaju kratko uputstvo i primjer pravilno obrađenog dokumenta. Nakon prve sedmice pregledaju se problemi i pojednostavljuju koraci koji se u praksi preskaču. Tako se novi proces prilagođava stvarnom radu, a ne idealnom dijagramu.
Prije i poslije promjene može se uporediti vrijeme od prijema do knjiženja, broj dokumenata koji se vraćaju na dopunu i vrijeme potrebno da se dokument pronađe. Ako se ti pokazatelji ne poboljšavaju, alat ili pravilo treba prilagoditi. Digitalizacija treba smanjiti korake, a ne samo premjestiti ih na ekran.
Dogovaramo obim, način razmjene dokumentacije i ritam izvještavanja prema vašim potrebama.
Dogovaramo šta usluga obuhvata i koji su rokovi.
Organizujemo jednostavan način dostave i razmjene dokumenata.
Dobijate podatke predstavljene jasno i korisno za poslovanje.
Dostupni smo za pitanja povezana sa dogovorenom uslugom.
Javite nam se i pripremićemo prijedlog saradnje prilagođen vašem poslovanju.