Дигитални процес је добар тек када се зна ко шаље документ, ко га провјерава, гдје се чува и која верзија је коначна.
Фолдер пун ПДФ докумената може бити једнако непрегледан као кутија папира. Дигитализација подразумијева дефинисан ток: од настанка или пријема документа, преко контроле и одобрења, до књижења, претраге и чувања. Прије избора алата прегледамо како документи данас долазе, ко их одобрава, гдје настају кашњења и које информације рачуноводство најчешће мора накнадно тражити.
Први корак је смањити број мјеста на која документација стиже. Умјесто комбинације приватних порука, више е-маил адреса и фотографија без описа, уводи се договорени канал и структура мапа. Назив фајла може садржати датум, партнера, врсту документа и број, без непотребних личних података. Статуси попут „за одобрење“, „одобрено“ и „прокњижено“ морају имати једнозначно значење и одговорну особу.
Обвезници ПДВ-а електронски достављају књиговодствене евиденције набавки и испорука УИО кроз прописани поступак. Зато подаци са фактуре морају бити правилно пренесени и повезани са изворним документом. Аутоматско препознавање текста може убрзати унос, али не замјењује провјеру добављача, датума, описа промета, износа и пореског третмана. Систем треба да омогући повратак од ставке у евиденцији до документа на којем се заснива.
Сваки корисник треба да има само приступ који му је потребан. Осјетљиви документи, нарочито подаци запослених и банковни подаци, не смију бити доступни свима. Препоручујемо јаке јединствене лозинке, вишефакторску пријаву гдје је доступна, евидентирање промјена и редовне сигурносне копије. Копија није корисна ако се никада не провјерава може ли се вратити, па процес укључује и периодичан тест опоравка.
Дигитална копија не замјењује аутоматски оригинал у свакој ситуацији. Начин чувања зависи од врсте документа, начина настанка и прописа који се примјењују на субјект. Зато се уз дигитални ток припрема матрица: који документ се чува у оригиналу, који може настати и остати електронски, колико дуго се чува и ко је одговоран. Резултат није само нова апликација, него једноставан поступак који запослени могу свакодневно примјењивати.
Дигитализација се уводи по фазама. Прво се тестира једна врста документа или један тим, мјере се грешке и вријеме обраде, а затим се правило проширује. Током прелазног периода мора бити јасно који је систем главни како се документ не би чувао у двије различите верзије. Запослени добијају кратко упутство и примјер правилно обрађеног документа. Након прве седмице прегледају се проблеми и поједностављују кораци који се у пракси прескачу. Тако се нови процес прилагођава стварном раду, а не идеалном дијаграму.
Прије и послије промјене може се упоредити вријеме од пријема до књижења, број докумената који се враћају на допуну и вријеме потребно да се документ пронађе. Ако се ти показатељи не побољшавају, алат или правило треба прилагодити. Дигитализација треба смањити кораке, а не само премјестити их на екран.
Договарамо обим, начин размјене документације и ритам извјештавања према вашим потребама.
Договарамо шта услуга обухвата и који су рокови.
Организујемо једноставан начин доставе и размјене докумената.
Добијате податке представљене јасно и корисно за пословање.
Доступни смо за питања повезана са договореном услугом.
Јавите нам се и припремићемо приједлог сарадње прилагођен вашем пословању.