Тачан обрачун почиње прије формуле: уредним подацима о запосленом, радном времену, накнадама и промјенама током мјесеца.
Иста бруто или нето уговорена вриједност не даје увијек исти резултат без података о статусу запосленог, периоду рада, одсуствима, накнадама и другим околностима. Зато обрачун плата почиње контролном листом података. Прије обраде провјеравају се пријаве и одјаве, уговорени елементи, евиденција радног времена, боловања, годишњи одмори, накнаде, обуставе и промјене које утичу на обрачун.
Према договореном обиму, припремамо мјесечни обрачун плата и других опорезивих примања, платне листе, прегледе за књижење, податке за налоге за плаћање и припадајуће пореске евиденције. У Републици Српској мјесечна пријава пореза по одбитку подноси се кроз прописани образац, а техничка правила и формуле се мијењају, због чега се обрачун не треба заснивати на старом примјеру или ручно сачуваној табели без провјере.
На почетку сарадње договарамо датум до којег клијент доставља податке и датум када добија обрачун на преглед. Клијент потврђује промјене запослених, сате и накнаде, а ми провјеравамо математичку и логичку исправност обрачуна. Ако је информација непотпуна, означавамо ставку и тражимо допуну прије закључивања. Овакав редослијед смањује накнадне исправке и омогућава да се обавезе планирају прије датума исплате.
Подаци о платама, личним идентификаторима, рачунима и одсуствима захтијевају ограничен приступ. Документе размјењујемо кроз договорени канал, приступ се даје само особама којима је потребан, а извјештаји се не шаљу у широке групе прималаца. Дигитални фајлови треба да имају јасне називе, контролисане дозволе и сигурносну копију. Повјерљивост није додатак услузи, него дио основног процеса.
Поред појединачних обрачуна, послодавцу може бити потребан збирни преглед трошка рада, поређење по мјесецима, преглед накнада или листа промјена које треба провести. Такав извјештај помаже при планирању запошљавања и новчаног тока, али не треба садржавати више личних података него што је потребно. Када фирма има запослене у различитим јурисдикцијама, сваки случај се провјерава према мјесту рада, регистрацији послодавца и примјењивим правилима, умјесто да се једна формула аутоматски преноси на све.
Ако се након обрачуна добије нова информација, прво утврђујемо на који период утиче и да ли је потребна корекција пријаве, платне листе или књижења. Не преписујемо стари обрачун без трага. Чувају се претходна верзија, разлог измјене и потврда података које је клијент накнадно доставио. Посебну пажњу захтијевају ретроактивне одлуке, поврати накнада и статусне промјене запосленог. Документован поступак штити и послодавца и запосленог јер омогућава да се разлика објасни и провјери.
За прво преузимање припремамо списак запослених, статуса и уговорених елемената, преглед посљедњег обрачуна и отворених корекција. Не ослањамо се само на збирни износ из претходног мјесеца. Почетна провјера смањује ризик да се стара грешка аутоматски преноси у наредне обрачуне.
Договарамо обим, начин размјене документације и ритам извјештавања према вашим потребама.
Договарамо шта услуга обухвата и који су рокови.
Организујемо једноставан начин доставе и размјене докумената.
Добијате податке представљене јасно и корисно за пословање.
Доступни смо за питања повезана са договореном услугом.
Јавите нам се и припремићемо приједлог сарадње прилагођен вашем пословању.