Добра архива омогућава да се тражени документ пронађе брзо, повеже са евиденцијом и чува тачно онолико колико је потребно.
Документ није завршен када је прокњижен. Потребно је сачувати га у облику који омогућава накнадну провјеру, повезати са периодом и евиденцијом и заштитити од губитка или неовлаштеног приступа. Неуређена архива повећава вријеме одговора на упит клијента, банке, ревизора или надлежног органа и отежава доказивање пословног догађаја.
Прво раздвајамо документе према врсти: улазни и излазни рачуни, банковни изводи, благајна, уговори, документација запослених, пореске пријаве, основна средства, залихе, финансијски извјештаји и корпоративна документација. Затим одређујемо период, одговорну особу, мјесто чувања и везу са дигиталном копијом. Јединствена ознака на фасцикли и у дигиталној мапи смањује могућност да физичка и електронска архива постану два неповезана система.
Рок чувања зависи од врсте документа, правне форме и надлежне јурисдикције. Важећи рачуноводствени оквир Републике Српске, на примјер, предвиђа различите рокове: поједине књиговодствене исправе чувају се најмање пет година, дневник, главна и помоћне књиге најмање десет година, док се финансијски извјештаји и одређена документација о платама чувају трајно. Посебан пропис, уговор или поступак може захтијевати дуже чување. Зато не препоручујемо општу ознаку „чувати пет година“ на цијелу архиву.
Дигитални документ треба да буде читљив, потпун и заштићен од непримјетне измјене. Приступ се додјељује према улози, а сигурносне копије се чувају одвојено од главног система. За документе који садрже личне или пословно осјетљиве податке примјењује се ужи круг приступа. Брисање се не ради ад хоц: по истеку рока провјерава се да ли постоји отворен спор, контрола, уговорна обавеза или други разлог за наставак чувања, а одлука се евидентира.
Услуга може обухватити преглед постојећег стања, план класификације, структуру физичких фасцикли и дигиталних мапа, матрицу рокова чувања, правила именовања и записник о предаји или излучивању. Циљ је да запослени знају гдје документ припада и ко одлучује о његовом статусу. Тако архивирање постаје предвидив процес, а не хитна потрага тек када се документ затражи.
Када се документација предаје другој особи, сервису или складишту, попис треба да покаже обухваћени период, врсту документа, број кутија или дигиталних мапа и евентуалне недостатке. По истеку рока чувања документација се не уништава без провјере и одобрења одговорне особе. Евидентира се шта је излучено, по којем основу и када. За осјетљиве документе бира се начин уништавања који онемогућава реконструкцију података. Овакав траг је важан колико и уредно одлагање.
Најмање једном годишње корисно је провјерити да ли се нова документација одлаже по договореној структури, да ли су сигурносне копије доступне и да ли се рокови промијенили. Кратка контрола спрјечава да уредан систем током времена поново постане скуп приватних фолдера и неозначених фасцикли.
Договарамо обим, начин размјене документације и ритам извјештавања према вашим потребама.
Договарамо шта услуга обухвата и који су рокови.
Организујемо једноставан начин доставе и размјене докумената.
Добијате податке представљене јасно и корисно за пословање.
Доступни смо за питања повезана са договореном услугом.
Јавите нам се и припремићемо приједлог сарадње прилагођен вашем пословању.