Dobra arhiva omogućava da se traženi dokument pronađe brzo, poveže sa evidencijom i čuva tačno onoliko koliko je potrebno.
Dokument nije završen kada je proknjižen. Potrebno je sačuvati ga u obliku koji omogućava naknadnu provjeru, povezati sa periodom i evidencijom i zaštititi od gubitka ili neovlaštenog pristupa. Neuređena arhiva povećava vrijeme odgovora na upit klijenta, banke, revizora ili nadležnog organa i otežava dokazivanje poslovnog događaja.
Prvo razdvajamo dokumente prema vrsti: ulazni i izlazni računi, bankovni izvodi, blagajna, ugovori, dokumentacija zaposlenih, poreske prijave, osnovna sredstva, zalihe, finansijski izvještaji i korporativna dokumentacija. Zatim određujemo period, odgovornu osobu, mjesto čuvanja i vezu sa digitalnom kopijom. Jedinstvena oznaka na fascikli i u digitalnoj mapi smanjuje mogućnost da fizička i elektronska arhiva postanu dva nepovezana sistema.
Rok čuvanja zavisi od vrste dokumenta, pravne forme i nadležne jurisdikcije. Važeći računovodstveni okvir Republike Srpske, na primjer, predviđa različite rokove: pojedine knjigovodstvene isprave čuvaju se najmanje pet godina, dnevnik, glavna i pomoćne knjige najmanje deset godina, dok se finansijski izvještaji i određena dokumentacija o platama čuvaju trajno. Poseban propis, ugovor ili postupak može zahtijevati duže čuvanje. Zato ne preporučujemo opštu oznaku „čuvati pet godina“ na cijelu arhivu.
Digitalni dokument treba da bude čitljiv, potpun i zaštićen od neprimjetne izmjene. Pristup se dodjeljuje prema ulozi, a sigurnosne kopije se čuvaju odvojeno od glavnog sistema. Za dokumente koji sadrže lične ili poslovno osjetljive podatke primjenjuje se uži krug pristupa. Brisanje se ne radi ad hoc: po isteku roka provjerava se da li postoji otvoren spor, kontrola, ugovorna obaveza ili drugi razlog za nastavak čuvanja, a odluka se evidentira.
Usluga može obuhvatiti pregled postojećeg stanja, plan klasifikacije, strukturu fizičkih fascikli i digitalnih mapa, matricu rokova čuvanja, pravila imenovanja i zapisnik o predaji ili izlučivanju. Cilj je da zaposleni znaju gdje dokument pripada i ko odlučuje o njegovom statusu. Tako arhiviranje postaje predvidiv proces, a ne hitna potraga tek kada se dokument zatraži.
Kada se dokumentacija predaje drugoj osobi, servisu ili skladištu, popis treba da pokaže obuhvaćeni period, vrstu dokumenta, broj kutija ili digitalnih mapa i eventualne nedostatke. Po isteku roka čuvanja dokumentacija se ne uništava bez provjere i odobrenja odgovorne osobe. Evidentira se šta je izlučeno, po kojem osnovu i kada. Za osjetljive dokumente bira se način uništavanja koji onemogućava rekonstrukciju podataka. Ovakav trag je važan koliko i uredno odlaganje.
Najmanje jednom godišnje korisno je provjeriti da li se nova dokumentacija odlaže po dogovorenoj strukturi, da li su sigurnosne kopije dostupne i da li se rokovi promijenili. Kratka kontrola sprječava da uredan sistem tokom vremena ponovo postane skup privatnih foldera i neoznačenih fascikli.
Dogovaramo obim, način razmjene dokumentacije i ritam izvještavanja prema vašim potrebama.
Dogovaramo šta usluga obuhvata i koji su rokovi.
Organizujemo jednostavan način dostave i razmjene dokumenata.
Dobijate podatke predstavljene jasno i korisno za poslovanje.
Dostupni smo za pitanja povezana sa dogovorenom uslugom.
Javite nam se i pripremićemo prijedlog saradnje prilagođen vašem poslovanju.