Tačan obračun počinje prije formule: urednim podacima o zaposlenom, radnom vremenu, naknadama i promjenama tokom mjeseca.
Ista bruto ili neto ugovorena vrijednost ne daje uvijek isti rezultat bez podataka o statusu zaposlenog, periodu rada, odsustvima, naknadama i drugim okolnostima. Zato obračun plata počinje kontrolnom listom podataka. Prije obrade provjeravaju se prijave i odjave, ugovoreni elementi, evidencija radnog vremena, bolovanja, godišnji odmori, naknade, obustave i promjene koje utiču na obračun.
Prema dogovorenom obimu, pripremamo mjesečni obračun plata i drugih oporezivih primanja, platne liste, preglede za knjiženje, podatke za naloge za plaćanje i pripadajuće poreske evidencije. U Republici Srpskoj mjesečna prijava poreza po odbitku podnosi se kroz propisani obrazac, a tehnička pravila i formule se mijenjaju, zbog čega se obračun ne treba zasnivati na starom primjeru ili ručno sačuvanoj tabeli bez provjere.
Na početku saradnje dogovaramo datum do kojeg klijent dostavlja podatke i datum kada dobija obračun na pregled. Klijent potvrđuje promjene zaposlenih, sate i naknade, a mi provjeravamo matematičku i logičku ispravnost obračuna. Ako je informacija nepotpuna, označavamo stavku i tražimo dopunu prije zaključivanja. Ovakav redoslijed smanjuje naknadne ispravke i omogućava da se obaveze planiraju prije datuma isplate.
Podaci o platama, ličnim identifikatorima, računima i odsustvima zahtijevaju ograničen pristup. Dokumente razmjenjujemo kroz dogovoreni kanal, pristup se daje samo osobama kojima je potreban, a izvještaji se ne šalju u široke grupe primalaca. Digitalni fajlovi treba da imaju jasne nazive, kontrolisane dozvole i sigurnosnu kopiju. Povjerljivost nije dodatak usluzi, nego dio osnovnog procesa.
Pored pojedinačnih obračuna, poslodavcu može biti potreban zbirni pregled troška rada, poređenje po mjesecima, pregled naknada ili lista promjena koje treba provesti. Takav izvještaj pomaže pri planiranju zapošljavanja i novčanog toka, ali ne treba sadržavati više ličnih podataka nego što je potrebno. Kada firma ima zaposlene u različitim jurisdikcijama, svaki slučaj se provjerava prema mjestu rada, registraciji poslodavca i primjenjivim pravilima, umjesto da se jedna formula automatski prenosi na sve.
Ako se nakon obračuna dobije nova informacija, prvo utvrđujemo na koji period utiče i da li je potrebna korekcija prijave, platne liste ili knjiženja. Ne prepisujemo stari obračun bez traga. Čuvaju se prethodna verzija, razlog izmjene i potvrda podataka koje je klijent naknadno dostavio. Posebnu pažnju zahtijevaju retroaktivne odluke, povrati naknada i statusne promjene zaposlenog. Dokumentovan postupak štiti i poslodavca i zaposlenog jer omogućava da se razlika objasni i provjeri.
Za prvo preuzimanje pripremamo spisak zaposlenih, statusa i ugovorenih elemenata, pregled posljednjeg obračuna i otvorenih korekcija. Ne oslanjamo se samo na zbirni iznos iz prethodnog mjeseca. Početna provjera smanjuje rizik da se stara greška automatski prenosi u naredne obračune.
Dogovaramo obim, način razmjene dokumentacije i ritam izvještavanja prema vašim potrebama.
Dogovaramo šta usluga obuhvata i koji su rokovi.
Organizujemo jednostavan način dostave i razmjene dokumenata.
Dobijate podatke predstavljene jasno i korisno za poslovanje.
Dostupni smo za pitanja povezana sa dogovorenom uslugom.
Javite nam se i pripremićemo prijedlog saradnje prilagođen vašem poslovanju.